O que acontece com os seus documentos, do recebimento ao descarte.
Esta página trata do acervo que clientes e parceiros nos confiam. A política de privacidade do site trata dos dados de quem navega por aqui.
Versão [1.0] · Atualizada em [data]
Quem responde por quê.
O cliente
Controlador
Define a finalidade do trabalho e a base legal do tratamento, e responde aos titulares dos dados.
A Hailoo
Operadora
Trata os dados apenas para executar o mandato, conforme o contrato, e não os usa para nenhum outro fim.
O parceiro
Quando houver
Escritório ou firma que conduz o caso com a gente. O papel de cada parte fica no contrato, antes do primeiro arquivo chegar.
Cada etapa deixa um registro que você pode pedir.
A coluna da direita é o que fica documentado. Se precisar provar o que foi feito com o acervo, é isso que você recebe.
| Etapa | O que acontece | O que fica registrado |
|---|---|---|
| 1. Recebimento | Pasta dedicada por caso, acessível só à equipe do caso. Nenhum documento é recebido por e-mail ou pelo site. | Hash SHA-256 de cada arquivo e registro de custódia. |
| 2. Processamento | Extração de texto e leitura assistida em nuvem contratada, na região [região]. O acervo não é usado para treinar modelos. | Status final de cada documento: lido, irrelevante ou ilegível. |
| 3. Armazenamento | Criptografia em trânsito e em repouso. Acesso individual, com autenticação em dois fatores. | Log de acesso por usuário. |
| 4. Retenção | Pelo prazo do mandato e mais [N] dias para esclarecimentos sobre o relatório, salvo outro prazo em contrato. | Data de descarte prevista no contrato. |
| 5. Descarte | Eliminação do acervo e de tudo o que foi derivado dele: texto extraído, índices, bases de trabalho e a lista de pessoas e empresas do caso. | Registro de descarte enviado ao cliente. |
Quem mais toca no acervo.
Lista completa. Clientes ativos são avisados com [N] dias de antecedência antes de qualquer inclusão.
| Fornecedor | Finalidade | Local |
|---|---|---|
| [Provedor de nuvem] | Armazenamento e processamento | [Região] |
| [Provedor do modelo de IA] | Leitura e análise assistida | [Região] |
| [Ferramenta de comunicação] | Reuniões e mensagens sobre o caso | [Região] |
Contrato empresarial, sem treino com o seu acervo.
Modelos de IA
Os modelos são acessados por contrato que veda o uso do conteúdo para treinamento. OCR e triagem rodam na nossa infraestrutura; só o que precisa de leitura assistida vai ao provedor do modelo.
[Provedor e condições contratuais]
As pessoas que aparecem nos documentos.
Minimização
Lemos o que o escopo pede. O que está fora do mandato é marcado como irrelevante e não é analisado.
Pseudonimização
Dados de crianças e adolescentes e dados sensíveis são mascarados antes da leitura, quando o trabalho não depende deles.
Cruzamento só dentro do caso
Pessoas e empresas extraídas de um caso não são usadas em nenhum outro.
Pedidos de titulares
Solicitações sobre dados em documentos de um cliente vão ao controlador, que decide e responde.
Controles internos
- Acesso mínimo, por caso
- Autenticação em dois fatores
- NDA com toda a equipe e prestadores
- Checagem de conflito antes do aceite
- Revisão humana de todo achado
Incidentes
Se um incidente envolver dados de um cliente, comunicamos o controlador em até [prazo] horas, com o que se sabe até ali e as medidas tomadas, para que ele avalie a comunicação à ANPD e aos titulares.
Encarregado e contato
Encarregado pelo tratamento de dados: [nome], [e-mail do encarregado].
Pedidos de titulares sobre documentos de clientes são encaminhados ao controlador responsável.
Mandamos a documentação completa sob NDA.
Questionário de segurança preenchido, modelo de contrato de tratamento de dados e lista atualizada de subprocessadores.